Controla quiénes y cómo utilizan tus plataformas de fidelización

Facilita el trabajo y seguimiento de las acciones de tu estrategia de fidelización de clientes, al crear usuarios para el manejo de la plataforma administrativa Leal y de la plataforma operativa o para cajeros.

En el módulo de Configuración, se establecen los usuarios habilitados para manejar las plataformas y los respectivos roles que determinan cómo accede cada uno al uso de ellas.

Sigue los pasos para crear y modificar usuarios y contraseñas cuando quieras, en tu Plataforma administrativa Leal.

Existen dos roles principales con los que puedes controlar el manejo de tus plataformas para fidelizar clientes: Cajero y Administrador.

Para la plataforma operativa Leal, que se usa en el registro de todas las transacciones, solo existe un tipo de rol, llamado Cajero. Puedes crear el número de usuarios con el rol de Cajero que consideres necesario, según tu equipo de trabajo, el número de puntos de venta de tu comercio, sucursales y franquicias.

La recomendación es que cada persona que utilice la plataforma operativa tenga su propio usuario, así podrás hacer un mejor seguimiento de las actividades ejecutadas en esta.

Para el uso de la Plataforma administrativa Leal están habilitados ocho tipos de rol que puedes asignar a cada persona de tu equipo de trabajo, según las operaciones que vaya a realizar. Con cada rol se determina si se tiene permiso o no de utilizar módulos y/o secciones específicas de esta.

Tabla que señala las secciones a las que tiene acceso cada rol de usuario

El rol de Administrador tiene acceso a todas las funciones disponibles; si quieres lograr un manejo más eficiente y efectivo con tu equipo de trabajo, sin perder el control de lo que sucede en tu Plataforma administrativa Leal, puedes restringir los permisos de cada uno, asignando alguno de estos roles:

-Agencia de Comunicaciones: este rol tiene permisos para operar todos los módulos de la Plataforma administrativa, menos los de Reportes y Configuración. La única excepción es que, en la sección de Ajustes (dentro de Configuración), podrá acceder a las pestañas de redes sociales y link de registro.

-Agencia de Comunicaciones (solo campañas): con este rol se puede acceder a los módulos de Inicio, Miembros y Campañas. Además, en el módulo de configuración, puede acceder a las pestañas de redes sociales y link de registro, de la sección Ajustes.

-Administrador de sucursal: con este rol solo se puede acceder al módulo de Reportes y a la sección de Calificaciones recibidas, pero sin opción de responder a estas.

-Servicio al cliente Leal: este rol tiene permisos para la sección Mis clientes, la sección de Calificaciones recibidas (sin responder comentarios), la sección de Transacciones y a la sección de Usuarios, donde solo puede editar las contraseñas.

-Servicio al cliente: este rol puede acceder a la sección Mis clientes, la sección de Transacciones, la sección de Usuarios (no puede crear usuarios, solo editar) y en el módulo de Calificaciones tiene permisos para ver el NPS y gestionar las calificaciones recibidas (con respuesta).

-Contabilidad: con este rol solo se pueden ver las Transacciones, en el módulo de Reportes, y la página de Pago automático, en el módulo de Configuración.

-Administrador sin comunicaciones: este rol tiene permiso para manejar los módulos de Inicio, Miembros y Reportes, y puede ver las secciones del NPS y de Calificaciones recibidas (sin opción de respuesta).

Puedes descargar una copia de la tabla de roles y permisos aquí.

1. Ingresa a la Plataforma administrativa Leal, en comercios.leal.co, y en el menú de la izquierda haz clic en Configuración y luego en Usuarios.

Pantallazo de la sección Usuarios en el menú

2. Haz clic en Nuevo Usuario.

Botón crear nuevo usuario

3. Haz clic en cada campo para escribir los datos de la persona para quien crearás este usuario. Estos son:

  • Nombre completo.
  • El nombre de usuario que prefieras.
  • Dirección de correo electrónico y
  • Documento de Identificación.

4. Haz clic en Rol y selecciona si el usuario será habilitado para usar la plataforma de cajeros o la Plataforma administrativa Leal.

Pantallazo del menú para elegir el rol del usuario

Recuerda que el “Administrador” es quien maneja la totalidad de la Plataforma administrativa Leal, mientras que el “Cajero” es quien utiliza la plataforma para cajeros de los puntos de venta. Para elegir un rol de usuario distinto que restrinja el acceso a determinada sección, revisa el listado de roles y sus permisos.

5. Si tu comercio es franquiciador, haz clic en Franquicia y elige en cuál o cuáles estará habilitado el usuario para el uso de la plataforma. Deja el campo en blanco o selecciona “Todas”, si tu comercio no cuenta con estas.

6. Haz clic en Sucursal y selecciona una o las sucursales para las cuales el usuario estará habilitado en el uso de la plataforma. Marca la opción “Todas”, si quieres que el usuario pueda usar la plataforma para todos tus puntos de venta.

Cómo_elegir_sucursal_del_usuario_en_la_plataforma_para_fidelizar_clientes

7. Haz clic en Contraseña y escribe la que prefieras, teniendo en cuenta que esta debe tener al menos 8 campos con letras, números y caracteres especiales.

8. Revisa que la información que ingresaste sea correcta y haz clic en Guardar. En la parte superior de la pantalla aparecerá una notificación de color verde indicando que el usuario fue creado de manera correcta.

Pantallazo del formulario para crear un usuario en la plataforma para fidelizar clientes

1. Ingresa a la Plataforma administrativa Leal, en comercios.leal.co, y en el menú de la izquierda haz clic en Configuración y luego en Usuarios.

2. Haz clic en Buscar y escribe la palabra con la que identificas al usuario que deseas ubicar en tu listado.

3. Presiona Enter para ver los resultados de tu búsqueda.

Gif que muestra cómo buscar un usuario creado en la plataforma para fidelizar clientes

Además, puedes organizar tu listado de usuarios para encontrar más fácilmente la información, haz clic en las flechas que aparecen junto a cada columna para ordenar los usuarios en orden alfabético, por estado o rol.

Gif que muestra cómo organizar el listado de usuarios en la plataforma para fidelizar clientes

1. Ingresa a la Plataforma administrativa Leal, en comercios.leal.co, y en el menú de la izquierda haz clic en Configuración y luego en Usuarios.

2. Ubica el usuario que quieres modificar en el listado y haz clic en el ícono con forma de lápiz para editar.

Pantallazo de botón para modificar cada usuario en la plataforma para fidelizar clientes

3. En la pestaña de Datos, haz clic en los campos que quieras modificar. Puedes cambiar toda la información:

  • Nombre
  • Nombre de usuario
  • Correo electrónico
  • Documento de identificación
  • Rol
  • Franquicias y
  • Sucursales

4. Haz clic en Guardar.

GIF que muestra cómo modificar y guardar cambios en los usuarios de la plataforma para fidelizar clientes

1. Ingresa a la Plataforma administrativa Leal, en comercios.leal.co, y en el menú de la izquierda haz clic en Configuración y luego en Usuarios.

2. Ubica el usuario que quieres modificar en el listado y haz clic en el ícono con forma de lápiz para editar.

3. Haz clic en la pestaña Contraseña.

4. Haz clic en Contraseña y escribe la que quieras con un mínimo de 8 caracteres, que incluya letras, números y caracteres especiales.

5. Haz clic en Re ingresa la contraseña y escribe nuevamente los caracteres elegidos.

6. Haz clic en Cambiar contraseña.

Modificar contraseña de usuario en plataforma para fidelizar clientes

Puedes inhabilitar los permisos de cualquier usuario y volverlos a activar en cualquier momento que desees. Para eso:

1. Ingresa a la sección Usuarios, dentro del módulo de Configuración, en tu Plataforma administrativa Leal.

2. Ubica el usuario que quieras activar o desactivar. Puedes utilizar la barra de búsqueda o las opciones de organización del listado para este fin.

3. Haz clic sobre el botón para cambiar el Estado, que está en el extremo derecho de la fila.

Si el botón aparece de color verde, el usuario está activo; si el botón es de color rojo, el usuario está inactivo.

Muestra dónde activar o desactivar un usuario en la plataforma para fidelizar clientes

4. Aparecerá una ventana que te pide confirmar si quieres cambiar el estado del usuario, haz clic en Desactivar o Activar, según corresponda.

Confirma estado de usuario en la plataforma para fidelizar clientes

5. Verifica el nuevo Estado del usuario, revisando el color del botón: verde para usuarios activos o rojo para usuarios inactivos.

Si quieres guardar un archivo con tu listado de usuarios y los datos, haz clic en Exportar CSV.

Botón para descargar listado de usuarios de la plataforma para fidelizar clientes

Se descargará una hoja de cálculo con todos tus usuarios que muestra los datos de:

  • Nombre completo
  • Nombre de usuario
  • Correo electrónico
  • Documento de identificación
  • Rol y
  • Estado

 

Muy bien, ya sabes cómo manejar la sección de Usuarios para tener el control de todas las acciones de tu programa de fidelización.

Si quieres conocer o repasar otros temas sobre la configuración de tu programa o plataforma para fidelizar clientes, te recomendamos consultar:

👉Cómo crear una tabla de premios exitosa para tu programa de fidelización, o

👉Cómo llevar el control de las transacciones de tu programa de fidelización.

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